Ubah Cara Pengadaan Barang dari Offline ke Online di Tengah Pandemi

0
214

Pengadaan Barang dari Offline ke Online di Tengah Pandemi – Dalam kegiatan operasional sebuah perusahaan, tidak terlepas dari adanya suatu proses pengadaan barang dan jasa atau biasa disebut dengan procurement. Secara garis besar, kegiatan pengadaan terdapat dua jenis, yakni pengadaan konvensional dan pengadaan digital. Di Indonesia sendiri, mayoritas perusahaan masih melakukan pengadaan secara konvensional. Jenis pengadaan ini memerlukan prosedur yang cukup rumit serta memakan banyak waktu sehingga mengakibatkan berkurangnya efisiensi. Mulai dari pencarian produk yang dilakukan secara manual, pemilihan dan pertimbangan vendor, hingga negosiasi harga dalam pengadaan konvensional tentu menguras tenaga dan waktu. Selain itu, umumnya ditemukan pula masalah transparansi dalam suatu pengadaan konvensional. Hal ini tentu saja merugikan perusahaan melalui celah yang bisa dimanfaatkan pihak yang tidak bertanggung jawab.

Dari segi kegiatannya, pengadaan konvensional kerap membutuhkan pertemuan langsung antara pedagang / penyedia barang dengan pembeli barang. Baik dengan cara melakukan pertemuan langsung hingga datang ke lokasi toko. Hal ini merupakan hal yang wajar dilakukan ketika sebelum pandemi Corona. Namun kondisi PSBB saat ini menghimbau kita untuk meminimalisir berpergian guna terhindar dari resiko COVID-19. Disinilah kehadiran teknologi berperan untuk menyediakan solusi pengadaan secara digital.

Saatnya Beralih ke Online

Seperti yang sudah kita ketahui, kebijakan PSBB mewajibkan pembatasan dan pelarangan bagi operasional kegiatan usaha yang tidak berkaitan dengan kebutuhan pangan, kesehatan, dan logistik. Salah satu industri yang terdampak akibat kebijakan ini adalah industri retail, dimana sudah terdapat banyak kasus penutupan serta teguran dari pemerintah. Hal ini mengakibatkan terbatasnya opsi para pembeli untuk melakukan pengadaan peralatan teknik secara tatap muka. Oleh karena itu, dibutuhkan solusi yang tepat dan efisien oleh perusahaan dalam menyikapi perubahan ini. Salah satunya adalah dengan menghadirkan kebiasaan berbelanja yang semula offline (datang ke toko fisik) menjadi online (tanpa perlu datang ke toko secara fisik).

Ilustrasi razia toko saat PSBB
Source: Kompas.com

Pengadaan online atau Digital Procurement merupakan metode pengadaan barang/jasa yang dilakukan dengan menggunakan internet sebagai sarana informasi dan komunikasi. Dengan cara ini, ada beberapa keunggulan yang ditawarkan sekaligus sebagai salah satu langkah penerapan Social Distancing untuk menekan persebaran COVID-19.

Dengan menerapkan pengadaan digital, perusahaan juga dapat menghemat pengeluaran yang berkaitan dengan consumables, dalam hal ini dokumen-dokumen fisik. Selain itu, pengadaan digital juga dapat meningkatkan produktivitas karena dapat menghemat waktu, serta meminimalisir resiko kehilangan dokumen administrasi pengadaan yang hilang.

Solusi Pengadaan Digital

KlikMRO berperan sebagai E-Commerce yang memungkinkan perusahaan meningkatkan efisiensi dari proses pengadaan melalui platform digital. Perkembangan B2B E-Commerce di Indonesia saat ini telah memberikan wadah bagi para procurement untuk meningkatkan efisiensi serta efektivitas dalam kegiatan pengadaan.

Efisiensi pengadaan yang dimaksud mencakup biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses pengadaan, mengontrol proses pengadaan secara sistematis, menyajikan laporan pengadaan, dan integrasi fitur-fitur yang ditawarkan menyesuaikan kebutuhan perusahaan (auto quotation & approval level system) Sedangkan dari segi efektivitas, digital procurement dapat meningkatkan value dari pengadaan, pengelolaan data yang lebih terukur dan terstruktur, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan melalui platform digital, serta mengedepankan transparansi pengadaan di Indonesia.

Berikut merupakan beberapa manfaat yang didapat melalui pengadaan digital klikMRO:

1. Menghilangkan Proses Manual Pencarian Vendor
Proses seleksi vendor memang melelahkan, namun sekarang ini sudah tersedia online platform KlikMRO yang bekerja sama dengan vendor serta menjamin originalitas dari suatu produk. Hal ini tentu dapat mengurangi jumlah waktu yang dikerahkan oleh para purchasing dalam menghubungi dan mencari supplier terbaik, serta mempersingkat proses pengadaan tanpa pengambilan keputusan penentuan supplier secara manual.

 

2. Memudahkan Pencarian Spesifikasi Barang
Berbagai tipe dan spesifikasi barang kebutuhan industri dapat dengan mudah diidentifikasi. Departemen purchasing kini tidak perlu lagi mempelajari semua produk barang yang dibutuhkan karena konsultasi produk dapat diberikan secara gratis terhadap pelanggan klikMRO. Terlebih, fitur Compare Product menawarkan kemudahan lebih dalam menghadapi kebutuhan barang dengan spesifikasi detail. Hal ini memungkinkan purchasing untuk membandingkan spesifikasi, harga, ketersediaan stok, serta estimasi biaya kirim dalam satu sentuhan pada layar.

 

3. Terms of Payment & Kualitas Barang Original

Selain harga, kualitas barang pun dijamin. Metode pembayaran serta penawaran khusus memudahkan proses pengadaan menjadi lebih terstruktur dan sistematis. Pembelian dalam jumlah besar dapat mengajukan penawaran khusus yang akan dilayani oleh tim KlikMRO. Selain itu, originalitas serta pengetahuan terhadap barang yang dicari menjadi keunggulan bagi para purchasing yang kurang paham mengenai produk kebutuhan industri.