Tips untuk Pengadaan MRO yang Efektif

0
131

Tips untuk Pengadaan MRO yang Efektif – Perubahan selalu menjadi tantangan tersendiri, baik perubahan kebiasaan di tengah pandemi, maupuna perubahan budaya ataupun kebijakan perusahaan. Segala kebijakan perusahaan dalam menyikapi pandemi ini bertujuan untuk menyelamatkan atau meningkatkan kelangsungan bisnis. Tidak terkecuali perubahan pada sistem rantai pasok perusahaan, dimana umumnya terdapat penyesuaian terhadap budget pengadaan, penyesuaian proses agar disederhanakan maupun ditingkatkan.

Pada artikel ini, klikMRO akan membahas mengenai tips untuk pengadaan efektif di tengah pandemi:

Integrasi Solusi Pengadaan
Jika sistem pengadaan Anda belum menggunakan perangkat software ataupun platform teknologi lainnya untuk mengelola pengeluaran MRO dan menjaga rantai pasok, maka lakukanlah riset dan buatlah strategi pengadaan yang terintegrasi.  Dengan kehadiran teknologi khususnya dalam pengadaan modern, perusahaan dapat mempermudah proses -proses pengadaan seperti pelacakkan, pengelolaan, pengontrolan inventaris, pembatasan budget, approval online, serta verifikasi stok. Beberapa fitur pengadaan yang terintegrasi dapat menawarkan manfaat tersendiri, seperti memudahkan pengendalian inventaris perusahaan, penyederhanaan pencarian barang, serta kemudahan evaluasi pengadaan.

Alat Teknik lengkap

Tentukan dan Lacak Pencapaian Key Performance Indicators (KPI)
Perusahaan tidak dapat mengukur keberhasilan pengadaan MRO jika tidak memiliki tolak ukur dan standar. Dengan menetapkan KPI dan diperbaharui secara berkala, maka perusahaan dapat menggali inisiatif divisi pengadaan untuk mencapai tujuan pengadaan secara efektif dan efisien.

Berikut ini adalah beberapa atribut KPI yang perlu dipertimbangkan:

-Anggaran pengadaan
-Kontribusi kinerja pemasok / vendor
-Jumlah dan frekuensi kehabisan stok
-Pemantauan Maverick Spending (pengadaan diluar prosedur perusahaan)
-Perhitungan inventaris yang tersedia per hari / bulan
-Frekuensi pengadaan urgent dibandingkan dengan pengadaan terjadwal

Alokasi Teknologi Pelacakan pada Inventaris MRO
Pelacakan inventaris yang kurang tepat dapat menyebabkan miss atau ketidaksesuaian dengan laporan inventaris, khususnya pada inventaris perusahaan yang terdesentralisasi. Sebagai contoh, dua manajer site yang berbeda menggunakan nomor komponen barang A dan barang B dalam memetakan ketersediaan barang MRO mereka. Apabila mereka masing-masing membuat persediaan sendiri tanpa memberi tahu yang lain, salah satu manajer site mungkin akan menyetujui pengiriman urgent untuk suku cadang tertentu, terutama pada saat manajer lainnya sebetulnya masih memiliki suku cadang tersebut di lokasi site.

Untuk itu, terdapat beberapa opsi untuk mengatasi hal tersebut. Salah satu opsi adalah dengan memindahkan semua barang MRO perusahaan ke satu tempat terpusat (sentralisasi), dilanjutkan dengan penetapan masing-masing nomor parts yang berbeda dan menyediakan katalog stok untuk semua barang MRO kebutuhan perusahaan. Opsi lainnya meliputi penempatan inventaris langsung di lokasi site (desentralisasi) namun dengan sistem pelacakan yang diintegrasikan dengan software inventaris untuk memudahkan pelacakan dan visibilitas barang keluar.

Langkah selanjutnya adalah dengan menugaskan staf pengadaan untuk menangani persediaan barang MRO krusial, dengan tujuan untuk memastikan ketersediaan serta membangun kemitraan yang kuat dengan pemasok agar menjaga biaya tetap rendah dan tetap memenuhi spesifikasi kualitas serta waktu tunggu.

Sederhanakan Proyeksi Pengadaan dengan Perawatan Preventif
Setelah inventaris dikatalogkan dan diintegrasikan dengan sistem inventaris perusahaan, maka buatlah jadwal terkait perawatan preventif untuk mengukur potensi waktu henti peralatan  produksi, dan disesuaikan dengan benchmark KPI sesuai jumlah permintaan user dan keadaan mendesak. Hal ini bertujuan untuk memesan jumlah barang yang memadai agar menjaga operasional tetap pada efisiensi optimal tanpa mempertahankan stok inventaris lainnya yang tidak perlu. Dengan begitu, tim juga lebih mudah menentukan anggaran serta perkiraan restok berdasarkan identifikasi pola pembelian.

Manfaatkan Keuntungan dari Vendor Managed Inventory (VMI)
Jika perusahaan Anda tidak ingin mengalokasikan sumber daya dan waktu untuk menyiapkan manajemen inventaris MRO, maka ada solusi alternatif lainnya yakni dengan menggunakan solusi pihak ketiga yang terintegrasi dengan software pengadaan perusahaan. Hal ini adalah cara yang sangat efektif untuk mencapai efisiensi dan penghematan yang optimal.

Dengan memanfaatkan keuntungan dari VMI, pengadaan perusahaan dapat menjadi lebih efisien, melalui metode seperti penghematan kertas, pengurangan frekuensi perjalanan pencarian barang, sistem pelacakan barang yang terpantau, pemenuhan barang dengan ketersediaan langsung di site, serta kontrol akses yang ketat. Dalam hal ini, klikMRO memiliki teknologi TAPZNOW dan MRO Vending Machine yang dapat memudahkan fulfilment barang MRO langsung di site, tanpa integrasi data kebutuhan perusahaan.  Dengan begitu tim pengadaan dapat memiliki barang apa yang dibutuhkan, kapan mereka membutuhkannya, dan memastikan jadwal restok berdasarkan data permintaan dalam periode waktu tertentu.

Contoh penggunaan Vending Machine klikMRO untuk penyediaan barang-barang MRO cepat habis langsung di site

Mendidik Staf Tentang Pentingnya Manajemen Inventaris MRO
Praktik terbaik hanya akan efektif apabila dijalankan secara konsisten. Sinergikan tim pengadaan Anda dengan staf MRO lapangan untuk kesempatan pelatihan antar departemen, serta berikan pengetahuan yang memadai mengenai software pengadaan serta penjelasan yang jelas terhadap manfaat proses bisnis berdasarkan value perusahaan dan norma pengadaan. Dengan memiliki tim berlandaskan tujuan yang sama, maka proses pengadaan perusahaan akan lebih mudah pula untuk dikembangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya.

Setiap perusahaan memiliki strategi dan approach yang berbeda-beda, disesuaikan dengan kondisi perusahaan, kondisi sumber daya, kondisi permintaan, dan kondisi rantai pasok. Apabila rantai pasok MRO perusahaan dikelola dengan baik, maka tidak hanya dapat menjadi sumber penghematan biaya, tetapi juga memberikan value bagi perusahaan. Hal ini dapat dicapai melalui strategi pengadaan yang terpusat, serta didorong oleh KPI yang terdefinisi dengan baik dan dukungan tim secara penuh. Selain itu, pemanfaatan teknologi VMI pada TAPZNOW dan Vending Machine klikMRO terkait alokasi barang MRO secara langsung di site juga memberikan kemudahan tim pengadaan agar menghemat waktu manajemen inventaris di setiap titik site berbeda, sehingga memiliki lebih banyak waktu untuk hal yang paling penting, yakni mengemban ide dan inisiatif untuk memajukan perusahaan.