Procurement Week#3: Tips Mencapai Tujuan Procurement di Perusahaan

0
1543

Procurement merupakan kegiatan pengelolaan yang berfungsi untuk memperoleh barang atau jasa yang merupakan bagian dari mata rantai suatu sistem produksi tertentu. Barang yang biasanya dilakukan pengadaan mencakup barang kebutuhan industri, penyokong produksi, barang kebutuhan operasional perusahaan, perlengkapan yang dapat habis digunakan, serta barang aset berupa mesin produksi maupun kendaraan operasional.

Mengapa procurement itu merupakan salah satu bagian terpenting dalam perusahaan? Karena untuk memastikan proses pengadaan yang tentunya berhubungan dengan pengeluaran perusahaan agar berjalan dengan lancar. Sehingga produk dan jasa yang dibutuhkan bisa didapat dengan harga yang tepat,  jumlah yang tepat,  kualitas yang tepat serta tepat waktu pengirimannya.

Untuk itu, berikut beberapa tips dari KlikMRO terkait proses pengadaan barang agar lebih efisien serta efektif sehingga diharapkan dapat menawarkan nilai-nilai / value lebih dari divisi procurement dalam perusahaan:

1. Strategi yang Mumpuni

Sebelum memulai proses pengadaan, tim purchasing perlu membuat strategi kerja serta langkah-langkah agar pengadaan efisien dan tepat waktu. Dimulai dari memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok. Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi. Teknologi  tradisional yang digunakan meliputi telepon dan fax. Namun, seiring berkembangnya zaman, saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement (e-procurement) yakni aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.

2. Pencarian Item serta Supplier Terbaik

Departemen purchasing diharapkan dapat menyeleksi calon supplier secara tepat dan jujur. Selain itu, bagian pengadaan juga harus memiliki data lengkap terhadap barang-barang yang dibutuhkan maupun data tentang penyedia barang tersebut.

Dalam pengadaan tradisional, beberapa data supplier perlu dicari hingga akarnya untuk menjamin kepercayaan dari supplier tersebut. Nama, alamat, kontak masing-masing supplier perlu dihubungi termasuk data barang yang dijual, harga per unit, lead time pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier seperti ISO.Kualifikasi supplier memang bukan hal yang mudah dilakukan. Namun di zaman serba digital ini, proses seleksi supplier dapat dilakukan secara lebih mudah lho!

3. Proses Pengadaan yang Efektif

Selain harga, kualitas serta konsistensi pelayanan dapat mempengaruhi kinerja departemen purchasing. Dalam hal ini, vendor diharapkan dapat mengirimkan barang secara tepat waktu, serta dengan metode pembayaran yang sesuai.

 

Dari segi pembayaran, beberapa metode pembelian mencakup pembelian tanpa kontrak, pembelian rutin, serta proses tender / lelang. Metode pembayaran sebisa mungkin disesuaikan dengan SOP perusahaan tempat Anda bekerja, namun tidak juga membebani perusahaan penyedia barang atau jasa. Hal ini guna menciptakan pengadaan yang efektif namun juga transparan.