Masalah Umum dari Pengadaan MRO yang Kurang Efektif serta Solusinya

0
118

Masalah Umum dari Pengadaan MRO yang Kurang Efektif serta Solusinya – Dalam praktik industri, umumnya terdapat masalah yang menghambat keuntungan perusahaan yang disebabkan oleh biaya yang tidak terduga. Seperti contohnya adalah biaya produksi yang tidak jarang melampaui budget pengeluaran yang telah ditentukan, khususnya dalam proses produksi bahan dan komponen. Dalam hal ini, pengeluaran yang tidak terlihat ataupun tidak nampak pada hasil barang jadi, termasuk dalam kategori barang Maintenance, Repair, dan Operation (MRO). Pengeluaran MRO dapat mencakup segala barang dalam proses produksi, mulai dari suku cadang, peralatan, perlengkapan, dan bahan kimia industri, hingga furnitur, produk kustodian, dan perlengkapan kantor. Oleh karena itu, pengeluaran MRO inilah yang rentan mengalami lonjakan ataupun ketidaksesuaian dengan budget, sehingga perlu dipantau dan ditingkatkan efisiensinya dalam proses rantai pasok perusahaan.

Jumlah pengeluaran MRO setiap perusahaan berbeda-beda, umumnya dapat mencakup antara 15 hingga 40 persen dari anggaran pengadaan tahunan perusahaan. Pentingnya barang MRO dalam menjaga kinerja produksi perusahaan perlu tercermin pula dalam proses pemenuhan dan ketersediaannya agar produksi tidak terhambat. Walaupun begitu, masalah-masalah terkait proses pengadaan MRO masih kerap terjadi, seperti pemenuhan barang MRO yang memakan waktu berlebih, hingga permasalahan suku cadang yang tidak sesuai dengan permintaan user. Untuk itu, dibutuhkan sinergi antara divisi pengadaan dengan pihak penyedia barang untuk bersama-sama mengoptimalkan kinerja pengadaan, meningkatkan keakuratan inventaris, dan pemenuhan pesanan yang efektif (order fulfilment).

Di beberapa perusahaan industri, inventaris bahan material produksi terkait Material Requirements Planning (MRP) masih banyak yang dikelola secara manual, sehingga menimbulkan kurangnya visibilitas untuk menjamin ketepatan jumlah dan frekuensi pesanan barang. Selain itu, pengadaan barang MRO yang belum terintegrasi dengan Enterprise Resource Planning (ERP) dapat menimbulkan masalah transparansi karena beberapa faktor, seperti tidak terhitung sebagai bagian dari total pengeluaran perusahaan, hingga terputus dari analisis pengeluaran dan anggaran perusahaan Anda.

Alat Teknik lengkap

Divisi pengadaan perusahaan perlu memahami pentingnya mitigasi potensi masalah tersebut ke dalam strategi pengadaan perusahaan. Untuk itu, berikut ini adalah masalah-masalah umum dalam pengadaan MRO serta solusinya:

Pengeluaran yang Tidak Terlihat Akibat Pengadaan Desentralisasi

Tanpa solusi perangkat lunak yang terpusat, Anda dapat memiliki beberapa lokasi yang berbeda dari beberapa vendor dalam kategori pengadaan barang yang sama. Hal ini menyebabkan tambahan biaya (cost) yang mempengaruhi economics of scale. Redundansi data dalam proses rantai pasok dapat mempersulit evaluasi vendor secara akurat, mempengaruhi quality control (QC) pengiriman, meningkatkan waktu tunggu, dan juga mengurangi keakuratan inventaris.

Kinerja dan Waktu Karyawan Terbuang

Dengan tidak adanya cara untuk melacak ataupun memverifikasi inventaris, proses produksi beresiko mengalami peningkatan waktu tunggu. Selain itu, terdapat pula biaya pengiriman lebih atas suku cadang yang mungkin sudah ada di suatu penyimpanan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan sinergi antara tim pengadaan, manajer produksi, dan manajemen untuk memanfaatkan manajemen inventaris yang terintegrasi dan akurat.

Mengorbankan Kualitas Pengadaan demi Pengurangan Budget

Mengurangi biaya pengadaan sebesar 10-30% dari budget tampaknya merupakan langkah penghematan yang cepat. Tetapi hal ini akan berpotensi menimbulkan masalah krusial terutama atas pemenuhan pengadaan barang dari vendor yang belum teruji, seperti SKU yang tidak sesuai, stok barang yang tidak tepat, belum memenuhi persyaratan quality control (QC) perusahaan, harga yang berlebih, serta order fulfilment yang tidak sesuai SLA. Oleh karena itu, manfaatkan strategi perhitungan Total Cost of Ownership (TCO) pada pengadaan MRO Anda. Dengan metode TCO, tim pengadaan dapat memperkirakan biaya langsung dan biaya tidak langsung yang terkait dengan pengadaan barang MRO, sehingga memudahkan penilaian atas barang dan kinerja vendor atas proses pemenuhan pengadaan perusahaan yang efektif.

Inventaris yang Tidak Akurat

Tim lapangan yang bekerja di bagian perbaikan dan operasi dapat memanfaatkan gap terkait kurangnya visibilitas dan kontrol manajemen inventaris, sehingga berpotensi untuk mengambil persediaan barang MRO perusahaan untuk keperluan pribadi. Oleh karena itu, diperlukan langkah mitigasi, seperti penggunaan laser printing pada setiap barang MRO untuk memudahkan pemeriksaan audit stok, serta penerapan RFID yang ditawarkan dari sistem TAPZNOW dari klikMRO.

TAPZNOW sebagai solusi VMI yang menawarkan manfaat fulfilment langsung di site

Pada akhirnya, dibutuhkan kerjasama antara semua pihak untuk mengatur strategi dan menerapkan praktik terbaik untuk mengatasi masalah pengadaan MRO. Dengan begitu, perusahaan dapat menghindari potensi redundansi pengadaan, serta menciptakan proses bisnis yang benar-benar efektif khususnya untuk departemen pengadaan dan keseluruhan rantai pasok.

klikMRO hadir sebagai solusi pengadaan digital yang berfokus pada kategori barang MRO. Platform pengadan digital klikMRO.com memiliki beberapa fitur yang dapat mereduksi kesulitan umum yang terjadi pada pengadaan perusahaan konvensional, sehingga meningkatkan efisiensi dan transparansi dari suatu proses pengadaan. Konsultasikan kebutuhan pengadaan Anda bersama kami disini