Kinerja Turun Akibat WFH? Ini Strategi WFH yang Tepat Selama PPKM Mikro

0
98

Kegiatan industri seringkali dianggap sebagai kegiatan offline yang mengharuskan kehadiran fisik tenaga kerja untuk menjalankan operasional. Dari sudut pandang teknis, memang betul sebagian besar operasional memerlukan tenaga profesional ataupun pekerja yang terlatih langsung di lokasi (on-site). Tetapi sejak pandemi COVID-19, berbagai kebijakan seperti PSBB maupun PPKM telah memaksa perusahaan untuk melakukan penyesuaian operasional guna menjaga kesehatan dan meminimalisir penyebaran virus.

Ketergantungan pada jam kerja tradisional menimbulkan berbagai permasalahan operasional. Berbagai cara pun dilakukan untuk menjaga produktivitas berbarengan dengan praktik protokol kesehatan. Hal seperti ini memang belum pernah terjadi sebelumnya, sehingga keputusan perusahaan yang tepat akan sangat mempengaruhi kesuksesan efektivitas bisnis di tengah pandemi ini.

Di era pandemi ini semua pihak dituntut untuk belajar beradaptasi, memanfaatkan kesempatan, serta fokus pada pengujian atau pengembangan strategi baru. Salah satu adaptasi yang dilakukan oleh perusahaan ataupun pelaku industri lainnya adalah dengan mengikuti kebijakan PSBB maupun PPKM mikro yang berlaku. Oleh karena itu, sekarang ini merupakan waktu yang tepat untuk mengingat apa yang telah dipelajari sejak pandemi ini, serta semangat untuk melihat masa depan yang lebih baik.

Alat Teknik lengkap

Pada artikel ini, klikMRO akan membahas beberapa cara efektif yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengintegrasikan remote working untuk operasional yang efektif dan efisien:

1. Memanfaatkan Peralatan Teknologi dan Perangkat Lunak

Sebelum pandemi COVID-19, gagasan bekerja dari rumah memang sudah mulai terdengar di beberapa perusahaan berbasis teknologi, khususnya start-up. Namun hal tersebut tentu tidak terpikiran akan terjadi pula pada sektor industri lainnya, khususnya industri manufaktur atau perakitan. Beberapa perusahaan sudah mengaplikasikan teknologi untuk membantu proses pekerjaan dan pemantauan secara real-time, yang merupakan salah satu kunci dari kebijakan WFH yang efektif.

Sama halnya dengan industri manufaktur yang telah memanfaatkan program perangkat lunak pada manajemen operasional mereka, tentu akan mendapatkan kemudahan terkait koordinasi jadwal produksi, kondisi aset permesinan, pemantauan peralatan, hingga penyesuaian operasional lainnya. Namun, terdapat faktor biaya dan faktor kompatibilitas yang belum tentu sesuai dengan setiap strategi perusahaan, sehingga cara manual seperti pembagian shifting pekerja terkait untuk menjaga visibilitas dan efisiensi masing-masing lini operasional.

2. Pindah ke Kolaborasi Video Online

Tantangan yang timbul sejak pandemi ini salah satunya adalah mengatur pembagian jadwal shifting tanpa menggangu kelancaran operasional dengan mengurangi jumlah karyawan on-site. Seperti yang telah kita pelajari selama setahun terakhir, remote working (WFH) telah mempengaruhi efektivitas dari suatu proses komunikasi, baik secara positif maupun negatif. Positifnya adalah pengurangan mobilitas yang dibutuhkan terkait aktivitas face-to-face , serta perkembangan penggunaan video meeting secara online. Email dan panggilan telepon memang krusial dalam menjaga berjalannya operasional, tetapi banyak pula kegiatan yang kurang efektif hanya dengan penggunaan email dan telepon.

Untuk itu terdapat peralatan telekonferensi, yang dapat memberikan manfaat virtual conference meeting layaknya meeting secara fisik. Perangkat video conference system ini memang belum banyak digunakan di Indonesia sebelum pandemi, namun saat ini telah menjadi salah satu investasi bagi banyak perusahaan khususnya dalam menjaga efektivitas komunikasi secara formal, profesionalitas, serta kemudahan teknis yang didapatkan.

Oleh karena itu, beberapa manfaat komunikasi baik secara internal maupun eksternal bisa didapatkan dengan bantuan perangkat komunikasi video conference. Contohnya seperti pemantauan dan koordinasi online secara real-time terhadap proses produksi, video meeting untuk membantu kegiatan approach staf penjualan dengan customer, serta memudahkan diskusi pemecahan masalah dengan bantuan beberapa pihak secara langsung. Video conference system mencakup perspektif yang lebih luas dibandingkan kamera pada laptop / desktop, karena sudah dilengkapi dengan perangkat kontrol, kamera dengan spesifikasi tinggi, tambahan microphone, dan fitur lainnya untuk mengakomodasi video conference meeting dengan jumlah partisipan yang lebih banyak dalam satu ruangan. Hal ini guna memudahkan kolaborasi real-time antar anggota meeting, serta kemudahan visibilitas dari perangkat yang terhubung dengan TV pada suatu ruangan dibarengi dengan jangkauan mic dan speaker yang dapat disesuaikan.

Setelah kegiatan operasional dilonggarkan di masa mendatang, pertemuan tatap muka akan kembali terjadi. Tetapi perubahan kebiasaan selama pandemi yang dinilai efektif akan terus dilakukan demi meningkatkan produktivitas, khususnya dalam hal komunikasi. Pekerjaan yang memerlukan komunikasi dengan berbagai pihak akan kemungkinan terus berjalan menggunakan perangkat telekonferensi untuk menghemat waktu dan biaya perjalanan. Selain itu, banyak pelaku bisnis juga akan merasa lebih efisien untuk menyatukan vendor, pelanggan, dan karyawan lainnya secara virtual jika memungkinkan.

3.  Strategi Hybrid Staffing

Sebelum pandemi terjadi, suatu kegiatan produksi ataupun perbaikan membutuhkn kehadiran dari teknisi terkait, serta tenaga kerja spesialis lainnya langsung di tempat lokasi. Tetapi dengan adanya kebijakan PPKM Mikro, pembagian jadwal kerja telah memaksa manajemen untuk menemukan solusi strategis mengenai ketenagakerjaan di lingkup industri. Untuk pekerjaan yang tidak dapat dilakukan secara off-site, banyak perusahaan yang mengadopsi jadwal kerja hibridisasi (hybrid staffing). Metode hybrid staffing ini bertujuan untuk memudahkan ketersediaan pekerja yang diperlukan ke lantai produksi secara bertahap ataupun paruh waktu, untuk meminimalisir risiko pertemuan langsung.

Hybrid staffing merupakan istilah mudah dari proses pengaturan jadwal masuk karyawan terkait sesuai dengan kebutuhan pekerjaan, dan sebagai alternatifnya mereka dapat datang di hari yang bergantian dengan karyawan terkait lainnya. Sistem multi-disciplinary ini umumnya ditemukan pada perusahaan industri dengan skala yang lebih besar, namun bukan berarti industri mikro lainnya tidak dapat mempraktikkan metode ini. Penerapan strategi ini dapat menumbuhkan sikap pekerja untuk lebih mudah beradaptasi dan bertanggung jawab, tanpa menghilangkan fleksibilitas waktu sehingga pekerja tetap termotivasi. Dalam apsek lain, dimana pekerja yang bersangkutan sedang WFH, maka perusahaan dapat memberikan tanggung jawab untuk secara aktif melakukan monitoring, ataupun menginstruksikan mereka untuk mempelajari keterampilan baru terkait pekerjaan ataupun masalah pekerjaan mereka. Keterampilan atau skill baru ini lah yang akan meningkatkan kualitas produkvitias pekerja tersebut di perusahaan.

4. Merangkul Teknologi untuk Meningkatkan Kinerja Perusahaan

Umumnya, pelaku industri yang telah beralih ke teknologi memiliki tujuan untuk mengurangi jumlah karyawan on-site dan memungkinkan pekerja operator strategis untuk memantau dan mengontrol berjalannya produksi. Hal ini berkaitan dengan penerapan Industri 4.0, dimana merupakan standarisasi industri secara global yang mengarah ke pemanfaatan teknologi secara luas melalui IoT, machine learning, dan otomasi.

Teknologi dari industri 4.0 sendiri sebetulnya telah hadir di industri dari sebelum pandemi, tetapi implementasi dan transformasinya tentu telah dipercepat akibat pandemi. Alih-alih hanya mengurangi biaya tenaga kerja, teknologi dipercaya menjadi kunci untuk mengurangi tingkat staf dan menjaga jarak sosial di site.

Teknologi pada lingkup operasional, selain software management system terdapat pula teknologi Virtual Reality (VR) yang dapat memberikan gambaran visibilitas yang lebih besar terhadap proses operasional. Teknologi VR ini dilakukan dengan menggunakan headset dan kacamata virtual untuk menampilkan rendering 3D yang memungkinkan pengguna memutar dan memanipulasi objek virtual, sehingga memberikan tampilan yang jauh lebih detail daripada hanya sekedar gambar. Tampilan ini memungkinkan pemeriksaan mendalam terhadap prototipe ataupun memudahkan pelatihan mengenai peralatan baru, serta membantu melihat potensi masalah detail yang mungkin terlewatkan oleh mata manusia.

Selain itu, terdapat pula teknologi Augmented Reality (AR) dimana memanfaatkan lensa kamera untuk kemudian ditambahkan beberapa fungsi untuk memudahkan monitoring peralatan, memudahkan komunikasi terkait perbaikan, serta menjadi sarana pelatihan bagi pekerja.

Contoh instruksi perbaikan melalui teknologi AR untuk memudahkan inspeksi dan komunikasi

Teknologi pemantauan mesin secara jarak jauh juga telah membuat kemajuan luar biasa dalam beberapa tahun terakhir. Berbagai penyematan sensor sudah banyak digunakan di berbagai aspek operasional maupun produksi. Perangkat sensor memiliki potensi penggunaan yang luas, dan akan sangat memudahkan pemantauan operasional apabila perangkat yang disematkan juga sudah dapat diintegrasikan. Sebagai contoh, ketika terjadi kerusakan mesin, alih-alih meminta operator secara langsung untuk memeriksa bearing untuk menemukan keausan, sensor yang terhubung dapat diintegrasikan ke dalam sistem mekatronika sehingga dapat memprediksi kegagalan prematur pada alat atau suku cadang mesin, serta memberikan data kepada teknisi off-site yang dapat mengevaluasi situasi dari jauh.

Inovasi teknologi merupakan investasi yang tidak murah, dan implementasinya pun tergolong cukup sulit untuk diintegrasikan ke dalam rantai produksi, khususnya bagi industri kecil menengah ataupun perusahaan yang belum pernah mengaplikasikan teknologi pada proses produksi. Nilai dari investasi teknologi harus dianggap sebagai proposisi jangka panjang, dan yang terpenting dapat membantu perusahaan mencapai keunggulan kompetitif kedepannya. Merujuk pada penerapan industri 4.0, kedepannya otomatisasi akan terus memangkas biaya tenaga kerja dan meningkatkan keselamatan pekerja di lapangan. Teknologi VR (virtual reality) juga dapat menjadi alat pelatihan, pemecahan masalah, serta alat bagi sales untuk menunjukkan suatu materi pemasaran. Perangkat sensor yang disematkan dalam sistem produksi dapat dengan cepat membantu mereduksi potensi downtime dan meningkatkan kemudahan maintenance.

Di tahun 2020 lalu ketika pandemi COVID-19 baru melanda, banyak perusahaan yang mengalami keterbatasan operasional, dana, serta keterbatasan ruang gerak khususnya dalam investasi peningkatan teknologi dan proses. Untuk itu, di tahun 2021 ini aktivitas ekonomi diharapkan dapat meningkat pesat, sehingga merupakan kesempatan bagi perusahaan ataupun industri untuk bangkit dan menjadi lebih unggul.

Tidak semua teknologi membutuhkan biaya investasi. Faktanya, terdapat pula teknologi untuk memudahkan proses pengadaan perusahaan secara gratis. klikMRO sebagai solusi pengadaan digital menghadirkan platform all-in-one dalam memenuhi kebutuhan barang MRO perusahaan. klikMRO sendiri merupakan B2B E-Commerce yang menyediakan lebih dari 1 juta produk dari berbagai brand untuk menunjang proses pencarian barang MRO dalam satu platform. Konsultasikan kebutuhan Anda bersama kami dan manfaatkan berbagai fitur klikMRO untuk memudahkan proses pengadaan, yang bisa Anda mulai disini.

Strategi Jitu untuk Memaksimalkan Produktivitas Pekerja di Lingkup Industri