Tahukah Anda apa itu mesin penghancur kertas atau yang biasa disebut paper shredder? Mesin satu ini memang berfungsi untuk menghancurkan kertas menjadi berkeping-keping, sehingga tidak bisa lagi untuk dibaca isi beserta hal penting lainnya dari kertas tersebut.
Lantas mengapa kantor perusahaan maupun tempat bisnis disarankan memiliki penghancur kertas? Tentunya mesin ini akan sangat berguna karena di zaman sekarang pencurian data maupun pengintipan informasi menjadi suatu momok yang dikhawatirkan setiap perusahaan. Selain itu, ada beberapa hal lain yang menyebabkan Anda musti memiliki mesin penghancur kertas di kantor Anda. Apa saja? Simak ulasannya di bawah ini:
- Melindungi Data Penting
Berkas atau dokumen penting yang sudah tidak digunakan, tentunya akan dihancurkan. Karena apabila tidak dihancurkan, permasalahan terkait privasi dapat terjadi. Contohnya slip gaji karyawan, kertas SPT, serta data transaksi dan informasi pelanggan.
Mekanisme pencurian kerap terjadi ketika Anda membuang kertas tersebut ke tempat sampah, lalu akhirnya dibawa ke tempat pembuangan akhir. Walaupun tidak asing terdengar, namun ada resiko pencurian informasi dari sana, dimana yang akhirnya dapat merugikan diri Anda sendiri maupun perusahaan tempat Anda bekerja.
Tentunya, mesin penghancur kertas digunakan untuk menghancurkan dokumen tersebut sebelum akhirnya dibuang. Dengan begitu, pencurian data maupun pembajakan informasi dapat diminimalisir.
- Menghindari Benturan Hukum
Di beberapa negara, kasus pencurian data sering terjadi. Contoh yang paling sering meliputi pencurian nomor informasi kredit, jaminan sosial, CV pegawai, nomor telepon, alamat rumah dan data lainnya yang bersifat pribadi. Hal tersebut pada akhirnya dijual kepada operator maupun pihak lainnya karena mengandung data masyarakat. Kasus penipuan pinjaman online dan lainnya kerap terjadi karena nomor masyarakat banyak disimpan oleh pihak tidak bertanggung jawab.
Selanjutnya, karena dianggap tidak melindungi data pekerja, atau kasus bocornya informasi rahasia perusahaan, akhirnya perusahaan yang bersangkutan dapat berhadapan dengan aparat hukum.
Jadi secara tidak langsung, mesin penghancur kertas memiliki peran penting dalam menghilangkan dokumen cetak yang bersifat rahasia. Seperti yang dibahas sebelumnya, bahwa informasi rahasia yang bocor tentu akan memakan biaya ketidaknyamanan yang lebih besar, seperti citra negatif dari pemegang saham, masyarakat umum, maupun beban mekanisme hukum .
- Membantu Proses Daur Ulang Sampah Kertas
Uniknya, beberapa kertas cetakan yang digunakan masyarakat di negara kita sudah berasal dari kertas daur ulang. Misalnya kertas koran maupun kertas cup minuman. Dengan ketersediaan meesin penghancur kertas / paper shredder, butiran-butiran kertas dapat dikumpulkan dan digunakan untuk proses produksi daur ulang.
Selain itu, perusahaan juga da pat meminimalisir sampah kertas sebagai bagian dari Go Green Campaign apabila diterapkan. Kertas yang tidak dihancurkan tentu memakan banyak tempat sehingga fungsi tempat sampah tidak efektif. Dengan sampah butiran kertas, maka volume sampah kertas dapat ditekan sehingga memudahkan logistik sampah kertas sekaligus menambah estetika kebersihan di lingkungan kerja.
Nah, dari tiga poin di atas dapat disimpulkan bahwa mesin penghancur kertas / paper shredder sangat berguna bagi kantor perusahaan yang menjaga penting kerahasiaan informasi pada dokumen. Terlebih bagi instansi keuangan maupun bank, karena dalam hal ini berkaitan dengan data keuangan client yang tentu bersifat rahasia dan tertutup.
Baca Juga: Memilih Kertas yang Pas Untuk Usaha Fotocopy
Merawat Mesin Penghancur Kertas
Bagi perusahaan yang sudah memiliki mesin penghancur kertas, jangan anggap remeh perawatan terhadap mesin tersebut. Dengan kata lain, mesin penghancur kertas seperti mesin lainnya, perlu dirawat sebagaimana mestinya.
Ternyata perawatan paper shredder memiliki sejumlah mekanisme yang tidak begitu sulit. Namun perlu diingat bahwa semakin baik cara Anda merawat mesin penghancur kertas, maka akan semakin awet mesin tersebut dapat beroperasi.
Berikut beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk merawat mesin penghancur kertas Anda.
- Membersihkan Mesin Secara Rutin
Membersihkan mesin tentunya menjadi hal penting untuk menjaga komponen bagian dalam mesin agar terhindar dari debu dan kotoran. Dengan desain yang cukup terbuka, dikhawatirkan debu dapat dengan mudah masuk, sehingga dalam jangka panjang bisa menyebabkan mesin macet / jammed. Lap secara berkala bagian luar dan dalam paper shredder agar komponen tetap dapat bekerja dengan maksimal.
- Lokasi Penyimpanan
Tempat paling ideal untuk menjaga paper shredder agar lebih tahan lama adalah tempat yang tidak terkena panas matahari secara langsung serta terhindar dari kelembapan.
- Rawat Mata Pemotong
Terdapat bagian pemotong / pisau untuk memotong kertas di dalam mesin tersebut. Nah, bagian pisau itu dapat dengan mudah berkarat apabila tidak dilumasi. Dalam lingkungan kantor yang lembab, karat dapat terjadi pada bagian lainnya sehingga penyemprotan dengan cairan anti karat dapat membantu meringankan karat yang dapat timbul.
- Hindari Benda Menempel pada Kertas
Benda yang dipotong oleh mesin penghancur kertas tentunya hanyalah kertas. Jadi benda-benda lainnya yang sering menempel pada kertas perlu benar-benar dibersihkan. Hal ini meliputi steples yang menempel, solatip, paper clip, serta lainnya.
- Ikuti Buku Petunjuk
Dalam box mesin penghancur kertas biasanya terdapat user guide yang perlu dibaca oleh penggunanya. Salah satunya adalah berapa jumlah maksimal kertas yang bisa dihancurkan dalam satu waktu. Kemampuan memotong kertas berbeda-beda setiap mesinnya, untuk itu wajib dipahami kemampuan paper shredder yang hendak digunakan agar tidak terjadi kerusakan maupun aus pada alat pemotong.
- Rutin Bersihkan Bak Penampungan Sampah Kertas
Bagian bak sampah kertas umumnya terdapat pada bagian bawah mesin. Untuk itu, perlu diperhatikan secara rutin kapasitasnya, karena sampah kertas yang menumpuk dapat menyebabkan daya tampung meninggi sehingga beresiko mengganggu kinerja pemotongan.
Demikian kegunaan serta tips merawat mesin penghancur kertas. Jadi, setelah mengetahui pentingnya memiliki mesin penghancur kertas, serta paham perawatannya, maka diharapkan kantor Anda dapat berkontribusi dalam menciptakan lingkungan yang bersih dan bebas dari sampah kertas yang menumpuk.
Sudah siapkah Anda memiliki paper shredder sendiri? Klik disini untuk solusinya
Baca Juga
