Cara Menghemat dan Mengendalikan Pengeluaran MRO

0
992

Setiap perusahaan dan industri memiliki kebutuhan khusus berkaitan dengan kebutuhan operasional. Bahkan, beberapa perusahaan juga memiliki budget pengeluaran yang dikhususkan untuk kebutuhan MRO. MRO adalah kependekan dari Maintenance, Repair, and Operation, yang berarti segala sesuatu baik barang / jasa yang dibutuhkan untuk proses pemeliharaan, perbaikan, dan operasional perusahaan. Sebagian besar barang-barang MRO merupakan jenis barang-barang yang bernilai kecil, namun membutuhkan ketepatan serta performa agar kegiatan operasional industri dapat berjalan dengan baik. Apabila tidak diawasi, kesalahan dalam pemilihan barang dapat menyebabkan pengeluaran membengkak serta mengurangi efektivitas suatu proses MRO.

Biaya MRO seringkali kurang terpantau dan cenderung mudah diabaikan. Pengeluaran MRO adalah pembelian / pengadaan yang termasuk dalam kategori pengeluaran tidak langsung dan mencakup hal-hal seperti produk pembersih, peralatan keselamatan, persediaan & perawatan, perkakas, suku cadang peralatan industri, komputer, furnitur, perlengkapan, dan lainnya. Mengetahui cakupannya, pembelian MRO yang dikelola secara efisien juga membantu untuk menghasilkan deliverability yang tepat serta ketersediaan yang konsisten. Dengan pengadaan MRO yang efektif & efisien, perusahaan dapat meminimalkan downtime operasi sehingga menghasilkan dampak positif pada kinerja organisasi.

Perlu diperhatikan bahwa tanpa kalkulasi yang jelas, barang-barang MRO justru akan menyebabkan membengkaknya pengeluaran perusahaan. Sebagai contoh, penggunaan kain lap microfiber maupun lap kanebo pada perusahaan, dimana kerap digunakan sebagai salah satu alat untuk membersihkan kendaraan operasional perusahaan. Perhitungan seperti biaya bensin kendaraan, parkir, tol, dan lainnya mungkin dikalkulasikan dengan rinci, namun apakah kebutuhan perawatan kendaraan juga dikalkulasikan? Oleh karena itu, pengeluaran MRO perlu direncanakan, dilacak, dan dihitung dengan baik sesuai dengan strategi perusahaan.

Berikut adalah beberapa hal yang musti diperhatikan untuk menjaga pengeluaran MRO agar tidak membengkak:

  1. Konsumsi MRO di bawah 10 persen

Konsumsi MRO disarankan berada di kisaran 3 hingga 10 persen dari seluruh pengeluaran pengadaan perusahaan dalam suatu waktu. Jadi, ketika mengeluarkan uang untuk pengadaan barang, barang-barang MRO musti diperhatikan agar tidak terlalu membengkak, namun tetap mencukupi kebutuhan operasional serta perawatannya untuk jangka waktu kedepan.

Apabila pengeluaran MRO perusahaan berada di atas 10 persen, maka sebaiknya dilakukan perhitungan ulang. Perusahaan-perusahaan yang bonafit tentunya sangat memperhatikan hal ini, sehingga pengeluaran untuk MRO terkadang tidak sampai 3 persen dari seluruh pengeluaran anggaran pengadaan. Namun perlu diingat bahwa persentase tersebut hanyalah angka, karena kebutuhan MRO adalah untuk mendukung kinerja operasional. Jadi jangan sampai hanya karena mengurangi angka pembelian MRO, operasional perusahaan menjadi terganggu.

  1. Pendataan Terhadap Stok Barang

Pendataan dan laporan yang jelas sangat dibutuhkan dalam mengatasi stok barang-barang MRO. Apabila barang-barang tersebut tidak terorganisir, maka dapat terjadi penimbunan stok. Barang-barang kecil seperti baut, mur, obeng, bearing dan lainnya dapat dengan mudah meleset dari pendataan. Data yang kurang akurat dapat menyebabkan stok terlihat seperti kehabisan,dikarenakan produk tidak tercatat dalam sistem. Hal tersebut dapat menyebabkan ketidakpastian dan berujung pada pembelian ulang. Tentunya hal tersebut dapat meningkatkan pengeluaran perusahaan.

  1. Tepat Guna

Walaupun persentase yang dianjurkan dalam pembelian barang MRO terbilang rendah, namun bagi beberapa industri persentase tersebut sebetulnya mencakup biaya yang cukup besar. Oleh karena itu, pastikan pembelian barang-barang MRO termasuk dalam barang yang tepat guna. Artinya, barang tersebut sesuai dengan spesifikasi, kualitas, serta performa yang dibutuhkan. klikMRO membantu proses pengadaan digital dengan menawarkan kemudahan pencarian produk, proses approval, hingga termin pembayaran.  Pengadaan MRO akan dibantu oleh para engineer yang berwawasan berpengalaman terhadap 1 juta barang-barang MRO, untuk menghasilkan pembelian yang efektif dan tepat guna.

Industrial Vending Machine klikMRO sebagai solusi stok MRO di lapangan
  1. Tingkatkan Efisiensi dalam Proses Pembelian

Proses pencarian barang dari berbagai vendor serta penyesuaian kondisi stok kerap menimbulkan pengeluaran tambahan, yakni biaya telepon, biaya transportasi dan konsumsi (untuk pertemuan langsung), serta biaya lainnya. Divisi pengadaan perusahaan kini dimudahkan dengan ketersediaan platform pengadaan online, tanpa mengurangi tanggung jawab dan integritas terhadap proses pengadaan tersebut. Dengan strategi pengadaan yang jelas, eksekusi proses pengadaan pun dapat berjalan dengan lancar dan transparan.

  1. Berikan Pengertian pada Karyawan

Berikan pengertian yang baik pada karyawan atau pekerja untuk tidak terlalu boros ketika menggunakan barang-barang MRO. Sebab, kebanyakan dari barang-barang ini adalah barang sekali pakai, sehingga penggunaannya perlu dipantau. Tidak hanya itu, Anda juga mesti memberikan pelatihan terhadap para operator dalam hal pengoperasian yang efisien dan efektif.

Apabila cara-cara di atas telah digunakan dengan baik, maka Anda telah melakukan penghematan yang cukup signifikan pada pengeluaran kantor atau perusahaan. Sekarang, coba hitung lagi pengeluaran MRO di perusahaan Anda. Apabila benar terlalu membengkak, tidak ada salahnya untuk dipikirkan lagi dan diorganisir dengan tepat dan dengan cara pengadaan yang efisien pula. Berikut adalah cara baru pengadaan yang dapat menghemat pengeluaran MRO serta meningkatkan efisiensi proses pengadaan:

Bagaimana peran E-Commerce dalam meningkatkan pengadaan perusahaan?

Bagaimana Caranya untuk Mencapai Tujuan Procurement di Perusahaan Anda?

Bagaimana Cara Mempermudah Proses Pengadaan Barang MRO?