Proses Pembelian Barang MRO pada Dunia Industri

0
483
Worker In Warehouse Checking Boxes Using Digital Tablet

Proses pengadaan atau pembelian barang pada industri dibuat beberapa tahapan agar barang yang dibeli adalah benar, tepat kebutuhan, dan harganya sesuai pemakaian. Pengontrolan dan monitoring proses pembelian ini melibatkan banyak department/divisi terkait agar tidak terjadi kesalahan dan kepastian ketersediaan barang yang akan digunakan.

Pada dasarnya proses pengadaan barang ada dua tipe, yakni barang investasi dimana barang yang dibeli bernilai investasi tinggi, memerlukan banyak spesifikasi teknikal yang tinggi dan digunakan dengan ROI (return of investment) yang cukup lama. Tipe barang yang kedua adalah MRO (maintenance, repair, dan operation) sebagai barang consumable (habis pakai) yang bernilai transaksi kecil, tidak banyak spesifikasi teknikal, dan ROI yang rendah.

Kegiatan pembelian yang rutin dilakukan adalah pemenuhan kebutuhan MRO yang sering kali memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit bila dilakukan dengan cara dan langkah-langkah yang tidak sistematis. Beberapa tahapan yang harus dilakukan agar proses pembelian barang MRO sesuai dengan kebutuhan dan fungsinya:

  1. Identifikasi/pencarian produk

Pencarian jenis dan tipe produk yang ingin dibeli sering kali memiliki kendala tersendiri, dari tipe barang yang sulit dicari, penamaan produk yang berbeda-beda, hingga tidak lengkapnya data spesifikasi teknis atau keterangan barang yang minim sehingga menyebabkan divisi purchasing bekerja ekstra dalam mengidentifikasikan barang yang ingin dibeli. Tahapan ini biasa dilakukan dengan mencari pada katalog dari para supplier, pencarian online di internet, hingga menelepon langsung para supplier langganan atau langsung datang ke toko pusat perkakas.

Di era digitalisasi saat ini, proses identifikasi produk bisa dilakukan secara online dengan mencarinya di katalog online yang menyajikan data detail dari produk yang dicari (seperti contoh diatas). Dari gambar, spesifikasi detail, harga, hingga sertifikat yang dibutuhkan untuk proses identifikasi kelayakan produk. Dengan adanya bantuan teknologi ini, waktu dan proses ini dapat dihemat hingga 30%

  1. Pemilihan Pemasok (Supplier)

Ada banyak pemasok (supplier) yang menjual produk yang sama dengan harga dan pelayanan yang bervariasi, hal ini menjadi perhatian tersendiri bagi para purchasing ditengah ketatnya persaingan saat ini. Hal yang harus diperhatian dalam pemilihan pemasok:

  • Ditunjuk atau memiliki hak agen produk dari merek pabrikan, yang menjamin dukungan purna jual (servis dan garansi) dari barang yang dibeli
  • Kecepatan pengiriman surat penawaran (quotation) untuk keperluan proses pengajuan pembelian barang
  • Pemberian harga yang sesuai
  • Ketersediaan stok barang
  • Kemudahan cara bayar menggunakan pembayaran B2B

BACA JUGA : Tingkatkan Kualitas Produk dengan Testing Equipment

Saat ini ada beberapa pemasok (supplier) yang menyediakan layanan real time untuk penyajian data diatas, termasuk membuat surat penawaran (quotation) sendiri yang sangat membantu memangkas waktu dan proses hingga 40%.

  1. Proses persetujuan (approval)

Jenjang persetujuan dalam proses pembelian barang MRO sangat krusial, karena tahapan pengontrolan dan monitoring menentukan barang yang dibeli adalah tepat dan sesuai permintaan. Panjangnya tahapan approval ini menyebabkan proses pembelian barang menjadi lama dan sering menghambat kerja operasional yang seharusnya tidak boleh terganggu. Alur approval dibeberapa industri biasanya:

  • User/requestor/pengguna mengajukan daftar permintaan pembelian barang kepada koordinator
  • Koordinator membuatkan pengajukan kepada staff purchasing
  • Manager purchasing melakukan approval atas apa yang diajukan oleh staffnya
  • Manager procurement/supply chain biasanya tahapan akhir dari proses approval

Perkembangan teknologi online sudah sangat membantu proses pembelian di pembelian B2B (business-to-business) dengan portal yang dibuat khusus untuk proses persetujuan ini, sangat membantu mempercepat dan kepastian dari pembelian barang di industri. Kemudahan proses approval secara online ini sudah dapat mengefisiensikan waktu dan proses hingga 60%.

BACA JUGA :  Perhatikan Ini Dalam Perawatan dan Penggunaan Kompresor!

 

 

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here