7 Kesalahan Umum dalam Kegiatan Pengadaan Perusahaan – Di setiap lingkup usaha ataupun industri, salah satu fungsi yang paling penting dalam mengontrol biaya pengeluaran perusahaan adalah bagian pengadaan. Bagian pengadaan inilah yang merencanakan dan melaksanakan pembelian untuk kebutuhan operasional perusahaan. Namun, seperti halnya fungsi usaha lainnya, divisi pengadaan juga dihadapi dengan berbagai tantangan setiap harinya. Merupakan hal yang wajar apabila profesional pengadaan (procurement) terbaik pun akan membuat kesalahan dari waktu ke waktu. Untuk itu, penting bagi seorang profesional pengadaan untuk merefleksikan kesalahan yang pernah dilakukan, untuk mendapatkan hikmah terbaik untuk diambil. Ingatlah bahwa proses pengadaan itu seperti perlombaan jarak jauh, dimana untuk mencapai garis finis, perlu ada perencanaan yang matang, kecepatan yang jelas, serta perlengkapan terbaik.
Dengan situasi pandemi yang masih belum mereda, penting bagi kita untuk meningkatkan skil dan kemampuan khususnya dalam bidang yang ditekuni. Pada artikel ini, klikMRO akan membahas 7 kesalahan umum dalam proses pengadaan perusahaan, mulai dari hal keuangan hingga teknologi:
1. Melebihi Anggaran
Melampaui anggaran yang telah ditetapkan merupakan suatu kesalahan yang paling sering terjadi, khususnya di Indonesia. Hal ini juga mungkin dikarenakan pembelanjaan di awal tahun yang menghabiskan terlalu banyak anggaran, ataupun menunggu hingga akhir tahun untuk menghabiskan anggaran namun dengan harga material / barang terkait yang sudah meningkat. Hal ini tentu mengganggu ritme pengeluaran biaya keseluruhan seiring berjalannya kuartal. Oleh karena itu, perencanaan yang matang serta implementasi yang tepat merupakan kunci mencapai ketepatan anggaran pengadaan.
2. Keputusan yang Belum Matang
Dalam praktiknya sehari-hari, banyak dari pelaku pengadaan yang melakukan pembelian tanpa mempertimbangkan ROI strategis dari suatu barang / material yang dibeli. Hal ini biasanya merupakan buntut dari suatu kebutuhan yang mendesak, sehingga pembuatan keputusan dilaksanakan secara tiba-tiba. Hal ini dapat mengatasi masalah yang ada, namun pada akhirnya dapat menghabiskan anggaran atau bahkan mepengaruhi alur kerja user nantinya. Salah satu contoh kesalahan dalam pengambilan keputusan maupun kesepakatan dengan divisi adalah terlalu terfokus dalam satu masalah tanpa melihat faktor lain, seperti fokus pada harga yang lebih murah daripada segi kualitas.
Solusinya adalah Anda dapat mulai mempertimbangkan gambaran yang lebih besar dan jauh kedepan. Aturlah waktu sebaik mungkin untuk mencapai tenggat waktu yang telah ditentukan dengan produk / barang yang sesuai. Untuk itu, penetapan prosedur pengadaan masing-masing perusahaan dapat membantu untuk memastikan semua keputusan terkait pengadaan tetap selaras dengan rencana strategis perusahaan.
3. Kurang Menerapkan Teknologi
Beberapa profesional pengadaan di Indonesia mungkin belum pernah atau belum terbiasa dengan teknologi digital procurement. Hingga saat ini, sebagian besar pelaku pengadaan masih membutuhkan katalog offline untuk mencari barang yang dibutuhkan. Namun dengan kehadiran katalog online ataupun e-commerce pengadaan, pelaku pengadaan dapat lebih mudah mencari produk yang dibutuhkan hanya dengan memasukan kata kunci, serta dapat membuat daftar permintaan barang untuk ditambah ke shopping cart. Tidak hanya itu, masih banyak lagi yang dapat dilakukan dengan sistem pengadaan online untuk meningkatkan efisiensi pengadaan.
Efisiensi pengadaan yang dimaksud mencakup biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses pengadaan, mengontrol proses pengadaan secara sistematis, menyajikan laporan pengadaan, dan integrasi fitur-fitur yang ditawarkan menyesuaikan kebutuhan perusahaan (auto quotation & approval level system) Sedangkan dari segi efektivitas, digital procurement dapat meningkatkan value dari pengadaan, pengelolaan data yang lebih terukur dan terstruktur, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan melalui platform digital, serta mengedepankan transparansi pengadaan di Indonesia. Selain itu, digital procurement juga merupakan salah satu langkah penerapan Social Distancing untuk menekan persebaran COVID-19, karena proses pengadaan dilakukan sepenuhnya secara online.
4. Kurang Komunikasi dengan Penyedia
Kesalahan utama lainnya adalah tidak menjaga hubungan Anda dengan pemasok / penyedia jasa pengadaan Anda. Tanpa komunikasi rutin,maka kita akan menjadi kurang terupdate mengenai program / promo yang sedang berjalan, peluang inovasi pada proses pengadaan, dan hal lainnya. Selain itu, informasi-informasi penting juga dapat Anda dapatkan mengenai tips operasional ataupun informasi seputar industri, yang dapat bermanfaat bagi Anda maupun user terkait.
Bagaimana untuk membangun hubungan yang dimaksud? Pastikan Anda mendapatkan dan membaca email dari pemasok Anda, atau ikuti di media sosial apabila memang lebih mudah. Jadwalkan meeting secara online untuk menghemat biaya operasional, khususnya mengenai kebutuhan pengadaan menjelang tenggat waktu proyek ataupun SLA pengadaan yang telah disepakati. Hal ini tentu akan memudahkan koordinasi, serta membantu memaksimalkan kemudahan digital procurement untuk pengadaan yang lebih efisien dan transparan.
5. Terlalu Lama di Zona Nyaman
Tidak sedikit dari para pelaku pengadaan yang dihadapi dengan tuntutan pekerjaan sehari-hari yang sudah berat, sehingga kekurangan tekad ataupun niat untuk mempelajari peluang inovasi, baik itu inovasi produk maupun proses pengadaan.
Siapkan waktu untuk mempelajari dan diskusi dengan penyedia jasa pengadaan Anda, ataupun pemasok Anda terkait perkembangan inovasi sekarang ini. Selain berguna untuk mempertahankan hubungan, hal ini juga memberikan dapak positif pada semangat dan produktivitas kerja. Ceritakan kebutuhan Anda dan diskusikan jalan tempuh bagi divisi pengadaan Anda terkait produk baru untuk operasional tertentu yang menawarkan ROI lebih tinggi, ataupun untuk memudahkan dan meningkatkan performa KPI procurement Anda.
6. Tidak Belajar dari Kesalahan
Kesalahan dalam pengadaan memang umum terjadi, seperti produk yang salah tidak sesuai spesifikasinya, harga yang salah, hingga supplier yang salah pula. Namun hal tersebut akan berarti apabila kita secara konsisten belajar dari kesalahan tersebut.
Untuk itu, luangkan waktu untuk berdiskusi dengan user dan supplier mengenai barang yang dibutuhkan, serta pahami secara betul kontraknya. Setelah itu, kurangi beban administratif dimana faktor human error masih kerap terjadi, dan mulai belajar untuk mengaplikasikan teknologi di proses pengadaan Anda.
7. Menghiraukan Kebijakan CSR (Corporate Social Responsibility)
Divisi pengadaan merupakan kunci bagi program CSR perusahaan, dimana pembelian barang / material terkait tentu melalui divisi pengadaan. Oleh karena itu, hal ini dapat menjadi peluang bagi perusahaan untuk mulai mencari produk “Go Green” misalnya, ataupun barang-barang kebutuhan terkait program meningkatkan kesejahteraan orang dan komunitas yang berinteraksi baik secara langsung maupun tidak langsung dengan perusahaan.
Sebagai tambahan, Anda juga dapat mempertimbangkan bagaimana perusahaan Anda bisa mendapatkan efisiensi maksimal dari pemasok yang juga bertanggung jawab terhadap lingkungan. Contohnya seperti penggunaan platform pengadaan digital, dimana layanan ini terfokus pada teknologi untuk menjalankan proses pengadaan secara online sehingga mengurangi beban biaya administratif. Hal ini juga dapat memberikan dampak positif pada CSR perusahaan dengan pengurangan sampah kertas serta mereduksi polusi transportasi dari keperluan pertemuan fisik yang digantikan dengan online.
Solusi Pengadaan Digital
klikMRO.com hadir sebagai partner digital bagi para pelaku industri dan komersial, secara terus menerus mempelajari beragam kebutuhan dari para engineer maintenance, engineer repair, operation, procurement, purchasing, dan supply chainuntuk menuangkan semua proses pekerjaannya kedalam digitalisasi yang termonitor, terkontrol dan terpercaya. klikMRO telah berhasil berkolaborasi dengan lebih dari 1000 brandternama dunia serta menyediakan hampir 1 juta produk didalamnya. Hal ini guna membantu pemenuhan kebutuhan industri dan komersial dalam menjalankan kebiasaan digital yang baru selama pandemi.
Lalu manfaat apa saja yang didapatkan dengan penggunaan platform pengadaan digital klikMRO?
- Jenjang approval sesuai kebutuhan perusahaan (hingga 10 level jenjang )
- Pembuatan quotation digital sendiri oleh sistem dalam 1 detik
- Keterangan spesifikasi teknik detail tertera pada website dan bebas berdiskusi dengan tim klikMRO sebelum pembelian
- Proses pembelian hingga pengiriman online dengan metode pembayaran online dan offline
- Membuat, monitoring dan approval online dari perangkat apapun
- Proses approval dan monitoring terpusat bagi pemilik banyak site/cabang
- Kemudahan order management yang bersifat repeat order dan order dalam skala besar dan banyak
- Pengajuan after sales service dibantu oleh tim klikMRO kepada pemilik brand terkait
Yuk mari bangun kemudahan digitalisasi untuk meningkatkan produktivitas pengadaan Anda!
Baca Juga
