3 Cara Perusahaan Meningkatkan Produktivitas WFH, Mana yang Paling Cocok?

0
688

3 Cara Perusahaan Meningkatkan Produktivitas WFH, Mana yang Paling Cocok? – Angka COVID-19 hingga kini terus menerus memberikan dampak bagi usaha / bisnis. Mulai dari bisnis UMKM, perusahaan, maupun industri. Walaupun operasional bisnis mungkin terganggu akibat pembatasan sosial dan hal lainnya, namun kini banyak pelaku usaha yang sudah secara efektif mengelola dampak dari pandemi ini untuk mempertahankan operasional bisnis. Selain itu, dari munculnya kebiasaan-kebiasaan baru di masyarakat, diharapkan para pelaku bisnis dan industri juga akan lebih siap menghadapi krisis serupa di masa mendatang. Salah satu kebijakan perusahaan yang paling mudah terlihat adalah meningkatnya jumlah karyawan yang bekerja dari rumah.  Namun hal ini juga dibarengi dengan tanggung jawab perusahaan, manajer, hingga karyawan yang lebih besar dari sebelumnya untuk membantu membentuk budaya dan perilaku profesional di mana pun pekerjaan dilakukan.

Pada artikel kali ini, klikMRO akan membahas mengenai 3 cara yang dilakukan perusahaan untuk memaksimalkan produktivitas Work From Home semasa pemberlakuan PSBB lanjutan ini, dan juga beserta tipsnya:

1. Membangun Infrastruktur Tempat Kerja Virtual yang Kuat
Tempat kerja virtual ini bukan seperti pada games online ataupun pameran virtual ya. Pada intinya, tempat kerja virtual mencakup banyak elemen yang kurang lebih sama seperti tempat kerja fisik, yakni ada tempat untuk berkolaborasi, berbagi ide, dan menyelesaikan pekerjaan. Namun, hal inii memerlukan upaya lebih untuk memastikan setiap karyawan memiliki peralatan teknologi dan akses terkait agar efektif dalam ekosistem virtual tersebut. Peralatan dan aset teknologi ini dimulai dari platform chat internal, aplikasi messenger, hingga peralatan dan akses konferensi video (video call). Hal ini tentunya dilengkapi dengan pelatihan penggunaan, mekanisme penggunaan, serta reporting dari penggunaan tersebut untuk memantau feedback dan kelancaran proses bisnis.

Alat Teknik lengkap

Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan karyawan untuk memaksimalkan produktivitas dari tempat kerja virtual:

Ruang Kerja:
Tetapkan area kerja yang spesifik dan tenang, dengan ketersediaan space untuk perlengkapan penunjang pekerjaan ataupun furnitur yang nyaman untuk bekerja. Selain itu, pastikan area kerja jauh dari lalu lalang anggota keluarga ataupun penghuni rumah, karenaa akan memudahkan ketika melakukan video call conference.

Akses Internet:
Akses internet yang dapat diandalkan sangatlah penting. Apabila terjadi gangguan pada jaringan internet rumah Anda, gunakanlah mobile tethering dari smartphone Anda untuk sementara memberikan koneksi ke perangkat laptop / komputer Anda.

Akses Akun:
Pastikan Anda memiliki akses ke semua akun yang perlu Anda gunakan sebagai bagian dari pekerjaan Anda, dan tentukan apakah Anda perlu menggunakan akses VPN, token ID, atauoun aplikasi third party untuk mengakses jaringan perusahaan. Perhatikan pula akses aplikasi video call yang digunakan perusahaan, dan apabila tidak ada akses maka Anda dapat menggunakan alternatif aplikasi lainnya, seperti Zoom, Google Meet, dan lainnya.

Peralatan Kerja:
Setiap kebijakan WFH perusahaan berbeda-beda, termasuk dalam hal penyediaan peralatan kerja. Tapi pada dasarnya, Anda tetap memerlukan laptop / komputer dengan kamera depan, tambahan perangkat webcam dan perangkat headset yang sudah memiliki built-in microphone. Apabila ada peralatan lain yang Anda perlukan untuk melakukan pekerjaan Anda, maka segeralah hubungi atasan Anda atau ikuti proses peminjaman aset peralatan kerja di perusahaan Anda.

2. Menjaga Motivasi dan Tanggung Jawab Karyawan
Penting untuk diketahui bahwa seiring waktu, karyawan akan memiliki keraguan dan kekhawatiran terkait lingkungan kerja WFH yang sudah selama ini diterapkan. Apakah mereka membutuhkan peralatan tambahan, atau merasa kurang terhubung dengan tim sehingga menghambat pekerjaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu secara rutin melaksanakan pengumpulan feedback untuk mengetahui masalah ataupun kebijakan yang dapat diambil untuk meningkatkan produktivitas karyawannya.

Sebagai karyawan, berikut ini tips jitu dalam melaksanakan proses pekerjaan secara daring:

Bersikap Responsif:
Buat diri Anda tersedia untuk pekerjaan pada jam kerja ataupun diluar jam kerja, dan aturlah waktu agar frekuensi gangguan rumah tangga tetap teratasi. Tanggapi komunikasi secara tepat waktu untuk membangun dan menjaga kepercayaan. Untuk meningkatkan kemampuan penyelesaian pekerjaa, tentukan target time ataupun SLA dari proses pekerjaan yang dilakukan agar hasil maksimal, tepat waktu, dan tidak mengganggu keseharian Anda.

Komunikasi:
Manfaatkan dengan baik jalur komunikasi perusahaan, baik dari segi infrastruktur ataupun aplikasi chat seperti WhatsApp. Selain itu, gunakan online calendar terkait virtual meeting mendatang agar memudahkan Anda dalam mengatur jadwal pekerjaan lainnya.

Time Management:
Tetapkan jam berapa Anda dan tim Anda diharapkan mulai bekerja dan tentukan jadwal pekerjaan harian Anda. Selain itu, sikap empati juga diperlukan bagi rekan kerja yang sudah berkeluarga dan mungkin memiliki tanggung jawab lain di rumah. Komunikasikan terkait jadwal online meeting yang telah disepakati bersama untuk menghindari perubahan jadwal dadakan, karena dapat merugikan waktu rekan kerja lainnya.

Utamakan Keamanan Data:
Lakukan langkah-langkah keamanan terhadap ancaman siber, terutama seputar keamanan data. Jangan simpan data rahasia perusahaan Anda ke desktop / laptop pribadi yang digunakan, karena kita tidak tahu apakah ada malware ataupun cookies dari device tersebut. Gunakan cloud storage yang telah ditentukan perusahaan, serta jangan terpancing tindakan pishing / scamming khususnya melalui email, baik email pribadi maupun kantor.

Online Meeting Seperlunya:
Seiring berjalannya waktu, tidak sedikit karyawan yang memanfaatkan waktu online meeting dengan rekan kerja untuk mengobrol ataupun membahas hal-hal diluar pekerjaan. Walaupun hal ini tidak sepenuhnya salah, namun pastikan pekerjaan Anda yang lain sudah diatur atau sudah selesai pada hari itu, dan Anda juga telah menyusun rencana pekerjaan untuk keesokan harinya. Pertimbangkan untuk mengatur durasi online meeting yang lebih pendek, seperti 25, 30 atau 45 menit. Online meeting yang lebih singkat dengan tujuan yang sama akan sangat menghemat waktu Anda dan juga rekan kerja Anda, untuk itu selalu atur setiap ajakan online meeting agar benar-benar sesuai dengan kebutuhan pekerjaan Anda.

3. Memberikan Inovasi Pekerjaan dan Menjaga Work-Life Balance
Sebagai perusahaan yang menaungi beberapa karyawan, perusahaan tidak dapat mengatur kebiasaan karyawan di rumah, khususnya yang sudah berkeluarga. Walaupun hal ini diluar batas kemampuan perusahaan dalam mengatur karyawannya, terdapat beberapa praktik lain yang justru dapat memudahkan pekerjaan karyawan agar selesai lebih cepat, dan tentunya dengan hasil yang maksimal. Contohnya seperti pengalihan proses pekerjaan yang tadinya offline ke online. Bagi divisi pengadaan perusahaan yang memberlakukan WFH, Digital Procurement menjadi solusi nyata di kondisi pandemi saat ini, dimana proses pengadaan sepenuhnya dilaksanakan secara daring. Selain itu, beberapa fungsi departemen lainnya seperti divisi pemasaran, kini dapat memberlakukan strategi digital marketing untuk diaplikasikan dalam program marketing perusahaan, khususnya di era serba digital ini.

Bagi karyawan yang bekerja dari rumah, berikut adalah tips dalam mengatur work-life balance:

Tetapkan Batasan:
Tetapkan batasan saat bekerja dari rumah dengan orang yang tinggal bersama Anda, sehingga mereka tahu bahwa Anda sedang tidak dapat diganggu untuk jam kerja tertentu.  Hal ini memberikan fokus lebih terhadap penyelesaian pekerjaan Anda, dan dengan dampak yang seminimal mungkin terhadap peran Anda di keluarga terutama apabila sudah disepakati.

Jaga Kesehatan:
Jangan praktikkan kebiasaan duduk lama di kantor ke kegiatan WFH Anda. Di era pandemi ini, kesehatan tetaplah hal prioritas dan sebisa mungkin atur waktu gerak setiap 1 jam. Cobalah untuk bangun dari kursi kerja, kemudian lakukan stretching, atau setidaknya berjalan ke area sekeliling rumah agar badan Anda tidak pegal. Posisi duduk yang terlalu lama selain tidak baik untuk kesehatan Anda, dapat berdampak pada peningkatan stres / jenuh akibat pekerjaan dan pada akhirnya mempengaruhi semangat kerja bahkan hingga pengurangan produktivitas.

Profesionalisme:
Dengan penerapan WFH (Work from Home), Anda diberikan tanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan, memberikan ide-ide dan inovasi, mengatur strategi pekerjaan, dan berkomunikasi dengan client atau rekan kerja lainnya. Oleh karena itu, jangan salahgunakan kesempatan ini, dan tetaplah bersikap profesional layaknya di kantor. Kondisi pandemi yang belum pasti ini dapat berdampak pada karir banyak orang, maupun kemampuan perusahaan untuk tetap bertahan.

Selain hal-hal diatas, masih banyak langkah-langkah tepat yang dapat Anda praktikkan sendiri sesuai dengan kebutuhan pekerjaan Anda, tanpa mengesampingkan work-life balance. klikMRO sebagai solusi pengadaan digital kini hadir bagi pelaku pengadaan untuk memudahkan proses pengadaan online, secara terpantau, terstruktur, dan mudah. Konsultasikan kebutuhan proses pengadaan Anda bersama kami disini.